แฟ้มข้อมูลจะถูกแบ่งแยกประเภทตามการใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ
ตามเกณฑ์ที่จะใช้จำแนก โดยส่วนใหญ่มักจะใช้เนื้อหาและการเรียกค้นหาข้อมูลเป็นเกณฑ์
ดังนี้
การแบ่งประเภทของแฟ้มข้อมูลโดยใช้เนื้อหาข้อมูลเป็นเกณฑ์
1.
แฟ้มข้อมูลรายการหลัก
(Master File)
ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือมีสภาพค่อนข้างคงที่
เช่น แฟ้มข้อมูลประวัตินักศึกษา จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น รหัสนักศึกษา
ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ คณะ และโปรแกรมวิชา เป็นต้น ซึ่งการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลใน Master
File ให้ทันสมัยสามารถทำได้ 3 รูปแบบคือ
การเพิ่ม (add) การลบออก (delete) และการแก้ไข
(modify) เช่น
การเพิ่มระเบียนของนักศึกษาในกรณีที่เป็นนักศึกษาใหม่
การลบระเบียนของนักศึกษาในกรณีที่นักศึกษาลาออก
และการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของนักศึกษา เป็นต้น
2.
แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง
(Transaction
File)
ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่มักมีการเคลื่อนไหวหรือมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
เช่น แฟ้มข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษาที่จะต้องมีการลงทะเบียนเรียนในทุกๆ
ภาคการศึกษา เป็นต้น
3.
แฟ้มข้อมูลรายงาน (Report
File)
ทำหน้าที่เก็บรายงานที่ได้จากคอมพิวเตอร์ไว้
เนื่องจากการเก็บแฟ้มข้อมูลรายงานไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง
มีข้อดีคือจัดเก็บได้สะดวกและทนทานกว่าการเก็บเป็นกระดาษ
อีกทั้งสามารถสั่งพิมพ์เมื่อใดและปริมาณเท่าใดก็ได้
4.
แฟ้มข้อมูลเก็บผลลัพธ์ (Output
File)
โปรแกรมส่วนมากจะมีการรับข้อมูลเข้ามาประมวลผล
และได้ผลลัพธ์เป็นข้อมูลใหม่ออกมา
ข้อมูลใหม่อาจแสดงออกทางหน่วยแสดงผลหรือจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลก็ได้เรียกแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลใหม่นี้ว่า
แฟ้มข้อมูลเก็บผลลัพธ์ และสามารถนำแฟ้มข้อมูลนี้ไปเป็นข้อมูลนำเข้าของโปรแกรมอื่นได้ต่อไป
5.
แฟ้มข้อมูลสำรอง (Backup)
ใช้เก็บสำรองข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่มีความสำคัญสูงการสำรองข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมากในการใช้งานคอมพิวเตอร์เนื่องจากสื่อที่เก็บข้อมูลต่างๆ
อาจเกิดปัญหาได้โดยที่ผู้ใช้คาดไม่ถึงดังนั้นเราควรจัดเก็บข้อมูลลงบนสื่อบันทึกข้อมูลอื่นด้วย
เพื่อเป็นการสำรองข้อมูลในกรณีที่มีปัญหา
ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่สำคัญกลับมาใช้ใหม่
การแบ่งประเภทของแฟ้มข้อมูลโดยใช้การเรียกค้นหาข้อมูลเป็นเกณฑ์
1.
แฟ้มลำดับ
(Sequential File)
เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด
กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป
ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลทีละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย
2.
แฟ้มสุ่ม
(Random / Direct File)
เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใดๆ
ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม
3.
แฟ้มแบบดัชนี
(Index File)
แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน
เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา
เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน
ข้อดีของการจัดการข้อมูลด้วยแฟ้มข้อมูล
1.
การประมวลผลข้อมูลได้รวดเร็ว
เนื่องจากมีการแยกข้อมูลไว้เป็นแฟ้มต่างๆ
2.
ลงทุนต่ำในเบื้องต้น อาจไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถมาก
ก็สามารถทำการประมวลผลข้อมูลได้
3.
สามารถออกแบบแฟ้มข้อมูลและทำการพัฒนาได้ง่าย
เนื่องจากมีขั้นตอนไม่สลับซับซ้อนมากนัก
แหล่งที่มา
1.
http://scitech.rmutsv.ac.th/comtech/Student/Information_Theory/?p=120
2.
http://pry-pleng.blogspot.com/2010/03/blog-post.html
3.
http://wanchai.hi.ac.th/3204-2116/DBPR1.htm
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น